Formulación de cuentas anuales: obligaciones y responsabilidad de los administradores según la LSC

Plazo legal para la formulación de las cuentas anuales

La norma establece que los administradores deben formular, en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado. Para las sociedades cuyo ejercicio coincide con el año natural, ello implica que antes del 31 de marzo deben haber asumido formalmente la responsabilidad sobre los estados financieros del ejercicio anterior.

Este plazo no es orientativo ni meramente organizativo: delimita un deber legal cuyo incumplimiento puede tener consecuencias relevantes en términos de responsabilidad y operativa societaria.

Qué significa “formular” las cuentas: alcance jurídico del deber

El concepto de “formular” merece una precisión especial. No equivale a que el departamento contable haya preparado balances o borradores de estados financieros. Formular implica un acto formal del órgano de administración —ya sea administrador único, administradores solidarios o mancomunados, o consejo de administración— mediante el cual se asumen y suscriben las cuentas como reflejo fiel de la situación patrimonial, financiera y de resultados de la sociedad.

Se trata de un acto jurídico, no meramente técnico, que comporta asunción directa de responsabilidad por parte de los administradores.

Contenido de las cuentas anuales y documentación asociada

Las cuentas anuales comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo cuando proceda, y la memoria. A ello se suma el informe de gestión —salvo en los supuestos legalmente exceptuados— y la propuesta de aplicación del resultado.

Esta documentación no es meramente técnica: constituye la expresión jurídica de la realidad económica de la sociedad y el principal instrumento de información para socios, acreedores e inversores.

Un deber conectado con la diligencia del administrador

Desde la perspectiva del gobierno corporativo, la formulación de cuentas se integra en el deber general de diligencia del administrador recogido en el artículo 225 LSC.

La administración societaria no se limita a la adopción de decisiones estratégicas o comerciales; exige también garantizar la veracidad e integridad de la información financiera y el cumplimiento de las obligaciones legales asociadas. No formular en plazo puede suponer un incumplimiento del estándar de diligencia exigible y, en determinados supuestos, generar responsabilidad frente a la sociedad, los socios o terceros.

Formulación de cuentas y detección de causas de disolución

Esta dimensión adquiere especial importancia cuando la sociedad atraviesa dificultades económicas. La correcta formulación de las cuentas anuales permite detectar si concurre causa de disolución por pérdidas, conforme al artículo 363 LSC.

Retrasar o eludir la formulación puede agravar la posición del administrador, especialmente si se prolonga indebidamente una situación de desequilibrio patrimonial y se generan nuevas deudas sociales.

Formulación, aprobación y depósito: tres fases distintas

En la práctica es frecuente confundir tres momentos jurídicos distintos:

1. la formulación por los administradores,
2. la aprobación por la junta general o el socio único, y
3. el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil.

Cada fase tiene naturaleza y efectos propios. Si no se produce la formulación, el proceso queda paralizado desde su inicio. Y si finalmente no se depositan las cuentas, la sociedad puede sufrir el cierre registral, con impacto directo en su operativa y reputación.

La firma de las cuentas y la responsabilidad individual del administrador

El artículo 253 LSC exige que las cuentas anuales y el informe de gestión estén firmados por todos los administradores. En caso de faltar la firma de alguno, debe indicarse la causa.

La firma no es un requisito meramente formal: supone la asunción expresa de responsabilidad sobre el contenido de los estados financieros. La mera ausencia de firma no exime automáticamente de responsabilidad; será necesario acreditar una actuación diligente, oposición expresa y adecuada documentación.

Sociedades inactivas y falsas creencias habituales

La obligación de formular cuentas subsiste mientras la sociedad mantenga su personalidad jurídica, incluso si no desarrolla actividad. Las sociedades inactivas no están dispensadas de esta obligación mientras no hayan sido disueltas y liquidadas.

Asimismo, aunque la gestión contable se delegue en asesores externos, la responsabilidad jurídica recae siempre sobre el órgano de administración. El asesor asiste; el administrador formula y responde.

La formulación de cuentas como instrumento de control y prevención

Más allá de su dimensión obligacional, la formulación de las cuentas anuales actúa como un mecanismo de control anual que permite revisar la estructura financiera, identificar riesgos y anticipar contingencias jurídicas y económicas.

Gestionada con rigor, refuerza la gobernanza interna y reduce riesgos futuros, especialmente en contextos de crecimiento, reestructuración o tensión financiera.

Conclusión

La obligación de formular las cuentas anuales, prevista en el artículo 253 LSC, constituye una pieza estructural del sistema societario español y se sitúa en el núcleo de la responsabilidad de los administradores.

Su cumplimiento puntual y riguroso no solo evita sanciones o bloqueos registrales, sino que protege al órgano de administración y fortalece la credibilidad de la sociedad ante socios, acreedores e inversores. En un entorno normativo cada vez más exigente, la adecuada gestión del cierre anual es una manifestación clara de buena administración y cumplimiento responsable.